1. Fai l'elenco degli strumenti di AI usati in azienda
Anche quelli "informali", come ChatGPT sul telefono di un collaboratore.
AI Act e formazione del personale:
cosa cambia nel 2026 per aziende e professionisti
Non serve un ufficio legale. Serve sapere cosa chiede la legge e mettere il team nelle condizioni di usare l'AI bene.
Aggiornato al 27 ottobre 2026 - 5 minuti di lettura
Dritto al punto
- Se in azienda usate ChatGPT, Copilot o altri strumenti di AI, dal 2 febbraio 2025 dovete formare chi li usa (art. 4 AI Act).
- Da luglio 2026 l'obbligo è più flessibile: niente monte ore fisso, ma misure proporzionate a come usate l'AI.
- I professionisti, in Italia, devono anche informare il cliente quando usano l'AI (legge 132/2025).
Usi ChatGPT per scrivere le e-mail? Un collega riassume i contratti con Copilot? In studio generate render con l'AI? Allora l'AI Act ti riguarda già, anche se sei una piccola azienda o un libero professionista.
L'AI Act è il regolamento europeo sull'intelligenza artificiale. Molti lo associano solo a chi sviluppa software. In realtà contiene una regola che vale per chiunque usi l'AI nel lavoro: le persone che la usano devono essere formate.
Oggi ti spieghiamo cosa chiede la norma, cosa è cambiato nel 2026 e come metterti in regola in 5 passi.
Cosa dice l'AI Act sulla formazione
L'articolo 4 dell'AI Act parla di "alfabetizzazione in materia di IA". In pratica: chi usa sistemi di intelligenza artificiale nel lavoro deve aiutare le proprie persone a capire come funzionano, cosa sanno fare, dove sbagliano e quali rischi comportano.
Le date da ricordare:
- 1 agosto 2024: l'AI Act entra in vigore.
- 2 febbraio 2025: l'obbligo di formazione dell'articolo 4 diventa applicabile. Vale quindi già oggi.
- Luglio 2026: il pacchetto europeo di semplificazione ("Digital Omnibus") riscrive l'articolo 4 e lo rende più flessibile.
Cosa è cambiato con il Digital Omnibus? L'obbligo non è sparito. Le imprese devono ancora adottare misure per sostenere la formazione di chi usa l'AI per loro conto. Non devono però garantire un livello preciso di competenza a ogni singola persona, e le misure si misurano in base ai rischi degli strumenti usati e alle dimensioni dell'organizzazione.
Tradotto: niente monte ore fisso o certificazione obbligatoria. Ma serve un percorso concreto, proporzionato a come la tua azienda usa l'AI.
Chi riguarda?
L'AI Act chiama "deployer" chi usa un sistema di AI in ambito professionale. Non conta la dimensione: un'azienda con 5 dipendenti che usa ChatGPT ha lo stesso tipo di obbligo di una multinazionale, in proporzione.
E non riguarda solo il titolare o il responsabile IT, ma tutte le persone che usano lo strumento. Qualche esempio:
-
- L'ufficio commerciale che scrive email e preventivi con l'AI: deve sapere che i testi possono contenere errori e quali dati dei clienti non vanno inseriti.
- L'amministrazione che fa riassumere contratti o fatture: deve sapere controllare il risultato e proteggere i dati riservati.
- Lo studio di architettura o di interior design che genera render e concept: deve conoscere i limiti dello strumento e cosa comunicare al cliente.
- Il libero professionista che usa l'AI per pareri, relazioni o documenti: in Italia ha anche un obbligo in più (lo vediamo sotto).
Le regole italiane per professionisti e imprenditori
In Italia, oltre all'AI Act, c'è la legge 132/2025 sull'intelligenza artificiale. Per chi svolge una professione intellettuale prevede due cose, in vigore dal 10 ottobre 2025:
- l'AI può avere solo una funzione di supporto: le valutazioni restano del professionista;
- il professionista deve informare il cliente sui sistemi di AI che usa, con un linguaggio chiaro e semplice.
Dal 23 ottobre 2026 è in vigore anche il decreto legislativo 179/2026. Prevede che la formazione degli ordini professionali includa percorsi sull'uso dell'AI. Gli ordini hanno tempo fino al 23 aprile 2027 per adeguare i regolamenti.
Il messaggio è chiaro: saper usare l'AI in modo consapevole sta diventando parte del mestiere, non un extra.
Errori comuni (che costano caro)
Il rischio più concreto non è solo la norma, ma come lavora il team. Gli errori che vediamo più spesso:
- Pensare che l'AI Act riguardi solo chi sviluppa software. Riguarda anche chi usa ChatGPT per scrivere un preventivo.
- Inserire dati di clienti o dati personali in strumenti non adatti, senza regole interne.
- Prendere per buono quello che scrive l'AI: testi, numeri o riferimenti normativi sbagliati finiscono nei documenti per i clienti.
- Non saper spiegare al cliente come hai usato l'AI, proprio quando la legge lo chiede ai professionisti.
- Fare un corso una volta e non documentarlo. Senza programma e presenze non puoi dimostrare di aver fatto la tua parte.
Al contrario, un percorso di formazione documentato ti permette di dimostrare cosa hai fatto e, soprattutto, di usare l'AI per lavorare meglio e più in fretta.
Come metterti in regola: 5 passi
2. Individua chi li usa e per cosa
Chi scrive testi, chi analizza dati, chi crea immagini: ognuno ha bisogni e rischi diversi.
3. Scrivi poche regole interne
Quali dati non si inseriscono, quando serve un controllo umano, cosa si dice ai clienti.
4. Organizza una formazione proporzionata
Su come funzionano gli strumenti, sui loro limiti e su come usarli nel lavoro di tutti i giorni.
5. Tieni traccia
Conserva programmi, presenze e materiali: è la prova che l'azienda ha fatto la sua parte.
Come può aiutarti Anima Digitale
Anima Digitale è un ente di formazione accreditato dalla Regione Lombardia, con sedi a Milano e Mantova. Ci occupiamo di intelligenza artificiale applicata al lavoro.
Corsi online in diretta da 40 ore, pensati per professionisti, creativi, architetti e interior designer, e per chi vuole lavorare con gli agenti AI.
Percorsi su misura per la tua azienda, a partire da 6 persone, costruiti sugli strumenti e sui processi che usate davvero.
Formazione documentata, con programma e presenze registrate: quello che serve per dimostrare di aver formato il team.
Per capire da dove partire raccontaci come usate l'AI oggi e vi diciamo quale percorso fa per voi.
Vuoi organizzare la formazione del tuo team?
Questo articolo ha scopo informativo e non sostituisce una consulenza legale. Per casi specifici rivolgiti a un consulente o al tuo ordine professionale.